コミュニケーション能力を高める、3つのステップとは

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前回、こちらの記事で、

主に、社外や初対面の人に対する、コミュニケーションの取り方について、ご紹介しました。

今回は、社内の人に対する、コミュニケーションの取り方について、ご紹介していきます。

実際、仕事は、上司、部下のみならず、様々な部署の方と、協業してすすめていくことが多いと思います。

例えば、会議などで、自身の意見をちゃんと言えていますか?

また、意見を言えたとしても、相手に全然話が伝わらなかったな、と感じたことはありませんか?

もし、そのように感じたことがあるのでしたら、これからご紹介する、コミュニケーションの習慣を身につけると良いでしょう。

ご覧下さい。

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コミュニケーション能力を高める、3つのステップとは

人は誰でも、自分の、趣味や嗜好などからくる、こだわりや、意見を持っています。

また、これに対して、他人に、違う意見を押しつけられるのを、嫌うものです。

仕事を、お互いに納得して一緒に進めてやっている、と思ってはいても、
実は、相手は、納得をしておらず、仕方なく従っている、ということもありえます。

また、一見、同じ考えだ、と思っていても、実は、全く違う考えで、仕事を進めていることもあるでしょう。

上司、部下の関係においては、往々にしてそのようなことが起こりえます。

このように意思疎通がうまくいかないことは、
仕事の成果や、その後の進捗にも影響がでてきます。

では、どのようにすればいいのでしょうか。

人といい関係性を保ち、かつ、人を動かしたい、ときには、
まず、相手を知ること、が必要です。

つまり、相手の「話を聞く」、ということですね。

それでも、それだけでは、相手が全て話してくれている、とは限りません。

そこで、その話を聞いて、必ず、「質問をする」、ようにしましょう。

また、その質問をする際に、是非取り入れて欲しいのが、
まず、相手に対して、必ず承認して貰える、簡単な質問から入る、ということです。

これを、クローズド質問、といいます。

相手に承認してもらえる簡単な質問、すなわち、クローズド質問、とは、どういうものかと言うと、

相手が、「はい」、と答えやすい質問のことです。

例えば、

「お話にでていた、〇〇についてお聞きしたいのですが、宜しいでしょうか」

などです。

これを聞かれると、相手はそもそも自分が話していたことですから、承認しない訳にはいきません。

また、わざわざ話に出すくらいですから、それなりに調べて臨んでいるでしょうし、質問をされても、決して嫌な印象は与えないはずです。

加えて、質問に対して、承認の間、を作ってあげることで、相手はその質問に対して、答え易くなります。

また、人は自分の承認に対して、責任をもつようになるため、

その後の、本当に質問したいことにも、相手は、できるだけ答えてあげよう、という気になるのです。

ということで、質問する際は、まず、この、クローズド質問、から入るようにしましょう。

そして、本当に質問したいこと、

「〇〇とお考えになった理由はなんですか?」

などと質問するようにしましょう。

これを、オープン質問、といいます。

つまり、質問する際には、

クローズド質問から入り、オープン質問をする

という流れで行うようにしましょう。

こうすることで、

相手を発言し易くさせ、かつ、もれなく、意見をきくことができ、
相手との理解を深めることができるのです。

オープン質問については、
聞いた話の中から、疑問に思ったことでもいいですし、
また、疑問に思うことがなかったとしても、例のように、
どうしてそのような考えにいたったのか、を質問をしてみましょう。

特に、その考えにいたった、相手の背景を知ることは、
相手との理解を深める上で、とても重要です。

そして、相手との理解を深めた上で、最後に、自分の「意見を伝える」、ようにします。

まとめると、次のようになります。

まとめ

コミュニケーション能力を高める、3つのステップとは

  1. 話を聞く
    まず、集中して話を聞くことで、相手の意見を尊重しつつ、対話の姿勢を示すことができます。
  2. 質問をする
    クローズド質問から入り、オープン質問をする。
    質問をして、相手の考えを引き出し、この後の「伝え方」を考えることができます。
  3. 意見を伝える
    相手の考えを尊重しながら、自分の意見を伝えることができます。

このように、3つのステップで、いついかなるときでも、
人とのコミュニケーションをとるように習慣づけることで、
社員から信頼を得ることができ、かつ、率直な意見が出てくるようになるのです。

まこと
まこと

仕事は、様々な人と協業して進めていくことが多いので、
社会人として、コミュニケーション能力を高めることは必須です。
上記の3つのステップを習慣づけることで身につけられますので、是非、お試し下さい。

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